¿Qué es una buena práctica?

Vinculación de ODB y criterios de identificación y selección de proyectos

RedEAmericaUna vez establecido el propósito común del Fondo, las estrategias de acción, las reglas de juego y los criterios de trabajo, una de las tareas más importante a emprender es la vinculación de las ODB y la identificación y selección de los proyectos, según un eje temático propuesto por el Fondo: Generación de Ingresos y Desarrollo de base, Educación y Desarrollo de Base o Desarrollo local y desarrollo de base.

Se ubicaron dos modalidades de vinculación de las organizaciones de base y sus proyectos en este intercambio de experiencias:

i)  La convocatoria cerrada a las organizaciones de base que trabajan en las áreas de     influencia o de interés de las fundaciones miembros del Fondo, para que presenten     iniciativas de proyectos en las líneas temáticas propuestas.

ii) La realización de un diagnóstico en áreas geográficas de interés de los miembros del     Fondo y a partir de ahí la ubicación de organizaciones de base e iniciativas de proyectos,     acordes a los objetivos del Fondo programa.

La primera modalidad la llevan a cabo el Programa Fondo Nacional Colombiano, el Programa PorAmérica, el Fondo BR de Brasil y el Programa SUMA de Perú. La modalidad focalizada la adelanta principalmente el Programa AEL de Argentina y la Iniciativa Común de Brasil.

La vinculación de las ODB y sus proyectos se soporta en todos los Fondos en la construcción de herramientas tales como el Reglamento Operativo del Fondo programa, los términos de referencia de la convocatoria y el protocolo para la evaluación y selección de perfiles y proyectos. Estos instrumentos aportan por lo general los elementos conceptuales, metodológicos, los criterios, requisitos y formatos necesarios para que cada Fondo y las Fundaciones Acompañantes lleven a cabo el proceso de identificación, selección, formulación y ejecución de los proyectos.


Buenas prácticas:

1. Definir desde el proceso de planeación del programa, el tipo de ODB a atender

El Fondo programa, teniendo como referencia el concepto de ODB de la red, debe definir desde el proceso de planeación del programa, el tipo de ODB a atender: pequeñas, con experiencia, o redes y alianzas

Esta buena práctica ha surgido ante la dificultad para identificar y seleccionar perfiles o proyectos, en los cuales las ODB cumplan con el requisito mínimo de disponer de personería jurídica.


Proyecto SUMA: En la convocatoria se solicita como requisito 1 año de personería jurídica de la ODB. Eso se constituye en un problema, hay las que tienen 3 o 4 años de experiencia pero no se han formalizado por un asunto legal, por exigencias tributarias del país. En Perú, de cada 100 empresas u ODB de productores que se constituyen, un alto porcentaje muere en el primer año, producto de los impuestos que deben pagar. Esto induce a que no se formalicen.

En Brasil se excluyen las ODB sin personería, dejando en el Fondo el sentimiento de haber perdido una oportunidad de trabajar procesos de fortalecimiento organizativos muy interesantes.

En Argentina, el Programa AEL señala dificultades para diferenciar a ODB de ONG y dice que se encuentran grupos de base con apoyos de ONG.
Por estas y otras circunstancias, es muy frecuente encontrar perfiles de proyectos interesantes, pero cuyas ODB están sin formalizarse. En estos casos los Fondos despliegan un conjunto de estrategias que les permite manejar tales situaciones, sin verse obligadas a excluir las propuestas, ya que como lo señala el Fondo BR de Brasil: …" no podemos trabajar en una lógica donde eliminamos las ODB, por esa razón. Debemos ser creativos y abiertos".

PFNC: Desde el programa apoyamos organizaciones que no tienen personería jurídica. La estrategia es que esa ODB busca una alianza estratégica con otra ODB de base con personería y tenemos la figura de organización de base solicitante, que es la ejecutora y responsable del proyecto. La organización que apadrina asume el compromiso de acompañar a la pequeña organización y su papel va más allá de ser simples intermediarios: se involucra en los aspectos presupuestales, en cómo se organiza el proyecto, cómo se archiva, de no ser así se estaría perdiendo la esencia del Fondo que es fortalecer a las ODB. La ODB solicitante se compromete a que la organización acompañante se apropie de todo el proceso de ejecución y administración del proyecto ante el Fondo.

Se barajaron otras alternativas de acción:

Diferenciar líneas de trabajo dentro de los Fondos programas que se dirijan a ODB nacientes, a ODB de desarrollo medio, a alianzas y redes ya que cada una debe tener un tratamiento diferente. También, establecer mecanismos previos a la convocatoria que permitan nivelar las organizaciones. De todas maneras se sugiere tener en cuenta la diversidad.

Luego del análisis se concluyó, sin embargo que estas que se denominan "otras alternativas de acción" son muy complejas de aplicar operativamente, por lo que se ratifico como buena práctica el definir, desde la planeación misma del Fondo programa y de manera concertada el tipo de ODB, redes o alianzas a atender.

No se debe perder de vista que el Desarrollo de Base busca el fortalecimiento, la generación de capacidades colectivas y la autonomía de las ODB para administrar recursos y en esta dirección la obtención de la personería jurídica es un elemento clave e indispensable, para acceder a distintos tipos de recursos y espacios de trabajo que favorecen tal fortalecimiento y autonomía. Por tanto, cualquiera que sea la alternativa seguida para identificar y seleccionar perfiles o proyectos, se deben promover mecanismos y desplegar las estrategias necesarias para que las ODB por seleccionar cumplan con el requisito mínimo de disponer de personería jurídica.

Para RedEAmérica, las organizaciones comunitarias individualmente consideradas, son organizaciones de membresía, constituidas por pobladores de un territorio en condiciones de pobreza (habitantes urbanos, campesinos, mujeres, jóvenes, minorías, etc.) que actúan en territorios específicos (barrio, corregimiento, zona, municipio, departamento, provincia, región, nación), con el fin de crear, utilizar, consolidar o transformar bienes colectivos, ya sean materiales (por ejemplo el espacio público, el medio ambiente y la economía) o inmateriales (por ejemplo los derechos humanos, las tradiciones culturales y la convivencia) para buscar el bienestar colectivo de la comunidad ubicada en este lugar.

Las ventajas que ofrece esta buena práctica, son:


• Claridad en las reglas de juego del Fondo para las Fundaciones Acompañantes
   y para las ODB,

• Evita o reduce desacuerdos entre los miembros, durante la marcha del proceso de
   selección de perfiles y proyectos y facilita su selección,

• Permite a los miembros del Fondo y a las Fundaciones Acompañantes centrar sus
   esfuerzos de promoción del Fondo entre el núcleo de ODB pertinentes, ahorrando
   esfuerzos y recursos.

• Genera confianza en las reglas de juego al tratar a iguales como iguales y
   a diferentes como diferentes, pero que esas diferencias si existen, sean
   explícitas y conocidas por todos y se apliquen de manera estricta.

2. Los requisitos para la selección de perfiles y proyectos deben ser pocos pero sustantivos

Los requisitos para la selección de perfiles y proyectos deben ser pocos pero sustantivos de manera que se pueda establecer lo que se quiere medir y verificar. Tales criterios deben ser objetivos y medibles

En primera instancia, los criterios para la selección de ODB, de perfiles y de proyectos dentro de un Fondo Concursable, deben simplificarse, ya que …"en ocasiones hay tantos que se contradicen entre sí y son difíciles de aplicar y verificar".

Se recomiendan que existan unos requisitos mínimos (que la ODB tenga un año de personería jurídica, que el perfil corresponda al eje temático de la convocatoria, …) y otros que permitan establecer comparación frente a otras propuestas de perfiles (Demostrar consistencia entre el problema identificado, los objetivos, estrategias y metodologías propuestas, los productos, resultados y presupuesto propuesto, años de experiencia en ejecución de proyectos).

Los criterios deben ser objetivos, es decir que se puedan observar o comprobar fácilmente. Una regla de oro para facilitar la objetividad del criterio plantea hacer definiciones claras sobre lo que involucra el criterio, de manera que todos los que intervienen en la evaluación o selección entiendan lo mismo sobre tal criterio. Igualmente deben ser criterios medibles y susceptibles de ponderar asignándoles puntajes técnicos de calificación.

Algunos ejemplos ilustrativos de criterios objetivos y medibles se presentan en el cuadro siguiente:

RedEAmerica

3. Centrar la selección en el perfil del proyecto y a partir de allí acompañar a la ODB en la formulación del proyecto

Centrar la selección en el perfil del proyecto y a partir de allí acompañar a la ODB en la formulación del proyecto obteniendo una buena carta de navegación y la oportunidad de transferir competencias y capacidades.

Un aspecto a revaluar en la selección de perfiles o proyectos frente a la experiencia de los Fondos estudiados, es la conveniencia de realizar dos ciclos distintos de evaluación: uno, a nivel de los perfiles y otro, a nivel de los proyectos ya formulados.

Esta forma de selección genera un espacio intermedio entre la selección del perfil y la posterior formulación del proyecto que permite utilizarlo para consolidar por parte del Fondo la primera capacitación y acompañamiento a la ODB para asegurar una maduración del perfil en proyecto, asegurar una buena propuesta de trabajo a ser ejecutada, y lo que es mas importante desde el enfoque del desarrollo de base: desarrollar capacidades de planeación en la ODB.

Esta buena práctica está probada a través de la experiencia del Programa Fondo Nacional Colombiano que en principio realizaba dos ciclos de evaluación (de perfiles y de proyectos), lo cual hacía muy lento y engorroso el proceso de selección de proyectos, sin asegurar la formulación de un buen proyecto.

A cambio de esto y sobre la base de la experiencia, en la segunda convocatoria del PFNC se decidió implementar esta nueva estrategia. Para ello hay tres elementos que se deben tener en cuenta, a saber:


  • Previo al proceso de selección hay que comunicar a las ODB que van a participar
     en un fondo concursable. Se les informa que van a presentar un perfil, pero
     ese perfil no les garantiza que sea aprobado. Y hay autonomía de las ODB
     para participar o no.

  • En el proceso de evaluación para selección del perfil se incluye un espacio para
     que las ODB presenten ajustes que el comité evaluador solicita sobre los perfiles.
     Cuando se encuentra que el perfil tiene potencialidades como proyecto, pero
     registra un puntaje bajo por que le hace falta información, en ese caso tiene la
     obligación de solicitarle a la ODB que precise la información para volver a evaluar.

  • Una vez aprobado el perfil de proyecto se desarrolla una doble tarea:
     de capacitación con las ODB para la formulación del proyecto y otra de
     acompañamiento por parte de la fundación acompañante durante la formulación
     del proyecto. Esto significa que el proceso de acompañamiento de los proyectos
     se inicia desde el momento mismo de la formulación del perfil del proyecto.


De esta manera se elimina un ciclo en el proceso, el de la selección de los proyectos y a cambio se favorecen procesos de capacitación y acompañamiento, encaminados a obtener un proyecto mejor estructurado y a desarrollar durante la formulación del mismo capacidades colectivas en las organizaciones de base participantes.

4. Seleccionar los proyectos por etapas para evaluar las ODB y tomar contacto directo con los actores de las iniciativas

Selección de proyectos por etapas para evaluar comparativamente el compromiso y la solidez de las ODB y tomar contacto directo con los actores de los proyectos

Esta buena práctica es una alternativa a la anterior y se materializa en la experiencia del Proyecto SUMA de Perú, en la cual la selección de los proyectos se surte en tres etapas, cada una de las cuales tiene diferentes énfasis y progresivamente exige mayor profundidad, especificidad y compromiso de parte de la ODB con el proceso. Además, este procedimiento involucra algunas características innovadoras muy interesantes: una presentación oral del proyecto por parte de la ODB ante un comité de evaluación, o de ser posible realizar la presentación a través de una visita de campo que se hace por parte del proyecto SUMA a la organización.

Cabe advertir que estas innovaciones son posibles en el contexto del Proyecto SUMA dado el tamaño del proyecto, el número de proyectos a trabajar, la concentración territorial de los mismos y la factibilidad financiera para atender esas tareas.


PROYECTO SUMA
FASE I: Recepción de solicitudes de Perfiles: Las OdB se presentan al concurso registrando sólo el formulario de solicitud, que contiene el perfil. Son evaluados y los que obtengan mayor puntaje son convocadas a la Fase II. Resultado: ODB preseleccionadas

FASE II: Documentación y Plan de Operaciones detallado: El Plan contiene en si el proyecto formulado con el presupuesto detallado. Con base en este las ODB hacen una presentación oral de su proyecto ante el Comité de Evaluación. Resultado: Organizaciones de Base seleccionadas

Fase III: Plan de Ejecución, Financiamiento y Convenios de Ejecución: Las ODB seleccionadas participan en el Programa de formación para elaborar el Plan de Ejecución y Financiamiento (PEF) del proyecto.

Aprobado este, se procederá a firmar el Convenio de Ejecución entre las entidades ejecutoras del Proyecto SUMA y la ODB.


Lo interesante de este proceso por etapas es que la ODB va mejorando su proyecto centrada en aspectos específicos del mismo, lo que permite mayor profundización alrededor del tema. En la última etapa lo hacen con la asistencia técnica de la unidad Ejecutora de SUMA y con la participación de los técnicos de las fundaciones.

Hubo consenso en torno a los beneficios que ofrece a la selección de las ODB y sus proyectos el tener un contacto directo con ellas mediante la presentación oral de los proyectos y/o la realización de al menos una visita de campo. En general es una estrategia que marca la diferencia, ya que deja apreciar otras variables de los proyectos que a distancia y a través del papel no se puede lograr. A esta buena práctica para la evaluación y selección de perfiles y proyectos se deben agregar otras recomendaciones que agilizan el proceso y reducen la presión y el desgaste para las dos partes.


  • Los formatos para perfiles y proyectos deben solicitar la información pertinente
     para el proceso: lo que se necesita para evaluar el proyecto de acuerdo con los
     criterios establecidos.

  • Solicitar que se anexe los documentos pertinentes y no la información y
     documentos que se requieren posteriormente, una vez aprobado el proyecto.

  • Es preciso construir un sistema de información o una base de datos que registre
     la información de cada convocatoria y sus proyectos. Este aspecto ofrece
     ventajas para la transparencia y el seguimiento del proceso y de los proyectos
     por parte de todos los actores participantes.

5. Acordar para cada convocatoria el rol especifico del Fondo programa en la preparación de los proyectos

El fondo, sus miembros y su equipo técnico deben unificar y acordar previo a cada convocatoria su rol específico en la preparación de los proyectos al fondo concursable para su selección final

Esta Buena Practica plantea hacer al interior del Fondo un acuerdo previo a la convocatoria entre todos sus miembros y equipos técnicos para establecer el tipo y nivel de apoyo que se dará a las ODB frente a la escritura del proyecto final, siempre teniendo en cuenta como prioridad el fortalecimiento de las ODB.

La esencia de tal acuerdo es garantizar condiciones equitativas para todos los proyectos frente al proceso de selección que hace el fondo concursable y no ofrecer para algunos ventajas comparativas al haber sido formulados con apoyo de la fundación acompañante.

Esta práctica reduce las disparidades que se dan para tratar de asegurar la aprobación de un proyecto y concreta y unifica los procedimientos legítimos a ser utilizados por las ODB y las Fundaciones Acompañantes, para el concurso.

Se trata de que a partir del enfoque de Desarrollo de Base se dote de información, conocimientos y habilidades a las ODB para que puedan identificar el problema, encontrar las alternativas de solución e implementarla. Y desde allí, las fundaciones acompañantes acuerden hasta donde y como apoyaran la escritura del proyecto por parte de las ODB, a ser presentado ante el Fondo Concursable. Es posible que una u otra ODB requiera mayor tiempo de acompañamiento, pero lo importante es que se acuerde y se respete que el proyecto a ser presentado sea el concebido y preparado por las ODB y sus socios, si es del caso. Esto asegura que además de lograr un proyecto bien concebido y formulado, que las ODB logren avances importantes en su proceso de cualificar sus capacidades de acción colectiva.

Complementariamente, se recomienda implementar medidas que faciliten la transferencia de conocimientos y habilidades a las organizaciones de desarrollo de base, ODB, durante la capacitación que reciben para la formulación de sus proyectos. Porque no es fácil transferir capacidades de planeación y formulación de proyectos mediante una capacitación desarrollada en dos días y medio de taller, a miembros de ODB que tienen por lo general bajos niveles académicos y una gran tradición oral para manejar sus propuestas.

Un ejemplo de lo que se puede hacer es lo que aplica el Programa Fondo Nacional Colombiano y el Proyecto SUMA:


PFNC: Como la formulación de los proyectos es vía marco lógico, durante la capacitación para formulación de proyectos uno puede simplificar el proceso metodológico de manera que a la organización le queden determinadas herramientas para enfrentar la presentación del proyecto. Tenemos estructurados los proyectos según los componentes bases del marco lógico, pero no partimos de elaborar el árbol de problemas. La identificación de problemas se hace desde la comunidad, de manera más vivencial y participativa, lo que se hace es ayudar a precisar el problema. Si se hace utilizando el árbol de problemas se vuelve más largo y complejo. Tenemos un formulario que da cuenta de unos conceptos que apropia la organización y permite una hilación de los componentes del proyecto que fácilmente puede ser volcada en una matriz de marco lógico y resulta más sencilla y amigable para una ODB.
Proyecto SUMA: En Perú a partir de las convocatorias se invita a los productores y van con sus aliados y ellos los apoyan en la capacitación para la formulación del proyecto. Las ONGs apoyan en la formulación de proyectos y los productores trabajan conjuntamente acompañados por sus alianzas y al momento de la visita de campo te hablan del proyecto. Para la presentación personal del proyecto los que lo hacen son las propias organizaciones de base, ya empoderadas.

Estas dos experiencias nos muestran que en el marco de los principios y criterios establecidos por el Desarrollo de Base los Programas/Fondos, ante la realidad de las organizaciones de base y la necesidad o el reto de los Programas/Fondos por generar capacidades y aprendizajes se adaptan y flexibilizan los mecanismos y herramientas disponibles para producir resultados que lleven a lograr los objetivos propuestos, en este caso la formulación de los proyectos y la cualificación de las capacidades colectivas de las ODB. Se trata de manejar y gestionar procesos y dinámicas sociales a la luz de los principios del desarrollo de base, de tal manera que se ponga en práctica la autonomía de las organizaciones, la generación de capacidades y la inclusión de actores asociados a las ODB.

6. Nivelar y homologar a las fundaciones acompañantes

Hacer una nivelación y homologación de las fundaciones acompañantes sobre experiencias y herramientas técnicas y metodológicas, para la preparación y gestión de los proyectos de las ODB al fondo concursable

En varios casos de los Programas – Fondos se ha detectado que las Fundaciones Acompañantes registran capacidades muy disimiles para ejercer su rol de acompañantes de las ODB, lo que se refleja en el proceso de acompañamiento a las ODB y en los resultados de esta acción, por ejemplo para la preparación y formulación de los proyectos.

Y es que así como existen distintos tipos de ODB, hay diferencias marcadas en el conocimiento, práctica y experiencia, frente al desarrollo de base, entre las Fundaciones Empresariales que participan en los Fondos. Esto no es un impedimento para que hagan parte de las alianzas que soportan los Fondos programas. Al contrario, es un estímulo para que participen y aprendan sobre el desarrollo de base, como parte de la alianza.

Lo que se debe evitar es que estas diferencias generen disparidades en la calidad y tipo de acompañamiento que hacen las Fundaciones a las Organizaciones de base durante la ejecución de los proyectos.

Por ello se plantea que por iniciativa del Fondo y con el apoyo de los recursos de las actividades de aprendizaje se emprendan tareas (capacitaciones, prácticas, intercambios) que conduzcan a nivelar y homologar los conocimientos y experiencias técnicas y metodológicas de estas entidades en el desarrollo de base.

Esto es posible al compartir un espacio de trabajo conjunto y hacer un intercambio permanente de experiencias durante la gestión del Fondo programa, entre fundaciones empresariales que tienen una mayor experiencia y aquellas que no lo tienen, para que se traduzca en lecciones aprendidas.

7. Organizar un comité mixto para la selección final de perfiles y proyectos

Para la selección final de perfiles y proyectos organizar un comité mixto e impar, integrado por evaluadores externos y por miembros del fondo. Este proceso debe prever y disponer de recursos para su financiación

Se plantea como alternativa ideal utilizar una combinación de actores: externos e internos a los Fondos programas.

El mecanismo propuesto es crear un comité mixto integrado por evaluadores externos, que conozcan la dinámica de las organizaciones de base y que impriman y garanticen objetividad e imparcialidad de intereses al proceso. A ellos se deben sumar unos miembros del Fondo, expertos en evaluación, que aportan su experiencia y conocimiento de las organizaciones de base al proceso, factores que al ser combinados con los agentes externos generarán transparencia y credibilidad.

También se recomienda que la comisión de evaluación sea impar y que los criterios utilizados permitan una ponderación de manera que se agilice y facilite la evaluación y la selección de los proyectos.

Por último, se recomienda prever en el presupuesto del Fondo programa la destinación de recursos financieros para hacer sostenible el proceso mediante la contratación de los agentes evaluadores externos.